La DPZ y los Archivos Municipales

La Diputación Provincial de Zaragoza está desarrollando una política activa en materia de archivos municipales, aportando para ello medios humanos y materiales que suplen las carencias que pueden tener los Ayuntamientos. Esta actuación de la corporación provincial, realizada en virtud de las competencias que la legislación otorga a las Diputaciones, es una necesidad ineludible dada la función social de los archivos considerados como sistemas de información, pues por un lado facilitan una gestión más ágil y eficaz, más transparente, más participativa y democrática, y por otro lado permiten aprovechar al máximo el contenido científico y cultural de este rico patrimonio documental.

Esta labor de organización de archivos municipales por parte de la Diputación Provincial de Zaragoza comienza el 1 de septiembre de 1983. De ella se benefician los fondos documentales producidos por el Ayuntamiento y los de otras personas físicas o jurídicas desaparecidas que pueden integrar el Archivo Municipal –por ejemplo, fondos de Hermandades Sindicales de Labradores y Ganaderos, Cámaras Agrarias, cofradías, partidos políticos, asociaciones, etc.-. También se organizan los archivos de otras instituciones vigentes, en virtud de la relación que mantienen con los Ayuntamientos o del interés mostrado por éstos. Así ocurre con archivos de Juzgados Municipales/de Paz, notariales, Registros de la Propiedad, etc.

Durante el período comprendido entre septiembre de 1983 y marzo de 1988 estas actuaciones se plantean principalmente como campañas temporales de urgencia para salvar unos fondos, concebidos exclusivamente como patrimonio cultural, cuya integridad física estaba en peligro.

A partir del 1 de abril de 1988 se trabaja con una nueva filosofía con el fin de adecuarnos a las necesidades realmente existentes: el incremento del volumen de documentación generada por estas instituciones, especialmente desde los años 80 del siglo XX, hace que muchos Ayuntamientos soliciten que se organice no sólo la documentación “histórica”, sino también la más reciente, necesaria para la gestión eficaz de los asuntos del día a día. No resultaba lógico poder localizar fácilmente un expediente del siglo XVIII y tener dificultades para encontrar otro de 1985. Esto implica, por un lado, una mayor coordinación entre el trabajo del archivero y el de las oficinas productoras de la documentación; y por otro, dejar patente que el Archivo, como Servicio Municipal, requiere una atención técnica permanente, continuada; y que la vieja y superada concepción de la organización del archivo como una labor que en un momento dado se termina resulta no sólo inapropiada, sino peligrosa, pues esa falta de continuidad ha dado lugar a que algunos fondos, abandonados a su suerte, se hayan desorganizado al cabo de poco tiempo.

Para lograr los objetivos propuestos se ha ido fraguando a lo largo de estos años un modelo de gestión compartida de los archivos municipales entre la Diputación Provincial de Zaragoza y los Ayuntamientos, modelo vivo, flexible, para adaptar los recursos disponibles a las necesidades de cada momento y lugar, dentro de la casuística tan heterogénea que se dan en los 293 Ayuntamientos de nuestra provincia. Entre los frutos de esta gestión compartida podemos citar la organización de fondos, la realización de obras en depósitos, la dotación de mobiliario adecuado, la recuperación de fondos documentales de interés para nuestros municipios que están en otros Archivos, la edición de diferentes publicaciones de carácter técnico, y la organización de exposiciones.